G-ordon pour votre métier

Syndics de copropriété

Des visites d'immeuble suivies jusqu'au bout

G-ordon fait de la visite d’immeuble du syndic un compte rendu illustré et suivi : chaque constat devient une action, avec un responsable, une date et un statut.

Un compte rendu qu’on lit une fois, et qu’on ne suit jamais

La visite périodique est l’un des rares moments où le copropriétaire voit le travail de son syndic. Pourtant, le compte rendu qu’il reçoit ressemble trop souvent à une prise de notes recopiée à la hâte :

une saisie libre, tapée sur place, avec ses fautes de frappe et ses abréviations ;
des constats et des actions mélangés : un devis voté en assemblée générale perdu entre deux remarques sur les espaces verts ;
aucune photo : « taches sur la moquette », « néon grillé »… mais où, et à quel point ?
une gravité annoncée, jamais appliquée : la légende figure en tête du document, aucun constat n’en porte la marque ;
aucun suivi : « je vous tiendrai informés », sans responsable, sans échéance, sans statut ;
aucune mémoire : rien ne dit si le néon signalé il y a trois mois a été changé.

Le gestionnaire a fait sa visite. Mais le conseil syndical ne peut pas suivre, et le copropriétaire retient surtout l’impression d’un travail bâclé. Pour construire une grille qui évite ces écueils, voir notre guide Visites de contrôle des résidences : grille de propreté et méthode.

Préparer la tournée

Chaque copropriété est un élément du patrimoine dans G-ordon : ses parties communes (clôture, cour, espaces verts, parking, locaux poubelles, sous-sol), ses cages A, B, C, leurs halls, escaliers et étages. Des attributs libres décrivent ce qui compte pour vous (ascenseur, chauffage collectif, caméra, contrat d’entretien…), et l’historique de toutes les interventions reste attaché à l’immeuble.

Les visites périodiques se programment une seule fois, en routine récurrente sur la liste des immeubles d’un gestionnaire. Elles arrivent dans son planning et se situent sur la carte. Un avis de passage peut partir aux occupants par publipostage.

Visiter sur tablette, même sans réseau

Sur place, le gestionnaire suit un compte rendu construit pour votre métier, zone par zone, avec plus de 30 types de saisie :

Une grille éléments × états (« bon », « à surveiller », « à reprendre ») : un geste par élément, sans faute de frappe possible.
Une gravité choisie dans une liste (entretien, travaux, risque de sécurité) dès qu’un élément n’est pas en bon état.
Des photos exigées quand un élément est « à reprendre », étiquetées et annotées : la flèche montre la tache, la légende dit où elle est.
Les présents cochés dans une liste (conseil syndical, gardien, prestataire), avec signature.
Des questions conditionnelles : une rubrique ou un conseil n’apparaît que lorsqu’il concerne l’immeuble visité.

Le compte rendu peut repartir du précédent sur le même immeuble : le gestionnaire ne ressaisit pas ce qui n’a pas bougé et voit tout de suite ce qui avait été signalé. L’application fonctionne hors connexion, au sous-sol comme au parking : tout se synchronise au retour du réseau.

Un rapport à votre modèle, envoyé aux copropriétaires

À la validation, G-ordon produit le rapport sur votre propre modèle, en Word ou en PDF, grâce à G-ordon Almanach : en-tête de la copropriété, date et heures de visite, présents, « la visite en un clin d’œil », mot du gestionnaire, puis les constats par zone avec leurs photos. Les décisions d’assemblée générale ont leur propre rubrique, avec leur avancement, au lieu d’être noyées dans les constats.

Seuls les champs déclarés publics apparaissent dans le rapport envoyé : les notes internes du gestionnaire restent au bureau.

Des actions suivies jusqu’à la clôture

Une réponse anormale (« à reprendre », « risque de sécurité ») signale l’intervention au bureau. L’assistante ou le gestionnaire en tire une intervention de suivi, confiée à un prestataire ou à l’équipe, avec sa date prévue et son statut. Le gestionnaire peut aussi la créer directement depuis sa tablette, pendant la visite.

Les tableaux de bord montrent, immeuble par immeuble, les actions ouvertes ou soldées. À la visite suivante, le gestionnaire repart du compte rendu précédent et de l’historique de l’immeuble : il voit ce qui a été fait depuis la dernière fois.

Ce que chacun y gagne

Le gestionnaire, le conseil syndical et les copropriétaires ne lisent pas le compte rendu de la même façon. Chacun y trouve ce qui le concerne.

Pour le gestionnaire

Une visite plus rapideDes cases et des listes plutôt qu’un texte à rédiger, le compte rendu précédent comme point de départ.
Un rapport qui part sans mise en formeLe document est prêt à la validation.
Moins d'oublisChamps obligatoires, photo exigée sur un défaut, rubriques qui n’apparaissent que si elles concernent l’immeuble.
Un portefeuille sous contrôleLes visites à faire, les actions en retard et les immeubles à surveiller au même endroit.

Pour le conseil syndical

Des constats qu'on peut vérifierChaque défaut photographié, situé, classé par gravité.
Des actions qu'on peut suivreUn responsable, une date prévue, un statut pour chacune.
Les décisions d'AG à partAvec leur avancement, d’une visite à l’autre.
Une mémoire de l'immeubleL’historique des visites et des interventions reste attaché à la copropriété, même quand le gestionnaire change.

Pour les copropriétaires

Un document lisible« La visite en un clin d’œil » en tête, puis le détail par zone.
Des photos plutôt que des motsOn voit l’état de son hall ou de son parking.
Une réponse à « et alors ? »Ce qui a été signalé, ce qui est fait, ce qui reste à faire.

Avant, après : le compte rendu de visite

	Avant : prise de notes recopiée	Après : compte rendu G-ordon
Saisie	Texte libre, fautes de frappe, abréviations	Cases et listes de choix
Organisation	Constats et actions mélangés	Constats par zone, actions dans une rubrique à part
Gravité	Légende en tête du document, jamais appliquée	Gravité choisie pour chaque élément qui n’est pas en bon état
Preuve	Aucune photo	Photos étiquetées et annotées, exigées sur un défaut
Suivi	« Je vous tiendrai informés »	Responsable, date prévue et statut pour chaque action
Mémoire	Aucune comparaison avec la visite précédente	Compte rendu repris du précédent
Décisions d’AG	Noyées dans les constats	Rubrique dédiée, avec leur avancement
Présents	Champ « en présence de » laissé vide	Présents choisis dans une liste, signature
Mise en forme	Variable d’un gestionnaire à l’autre	Même modèle pour toute l’agence, à vos couleurs

Questions fréquentes

Peut-on garder notre propre trame de compte rendu ?

Oui. Le formulaire de visite se construit par paramétrage, sans développement : vos zones, vos éléments, vos états, votre légende de gravité. Le rapport est produit à partir de votre propre modèle Word, en Word ou en PDF.

Le gestionnaire doit-il avoir du réseau dans les sous-sols et les parkings ?

Non. L’application terrain de G-ordon fonctionne hors connexion : le gestionnaire remplit son compte rendu et prend ses photos sans réseau, et tout se synchronise au retour de la connexion.

Comment compare-t-on une visite avec la précédente ?

Le compte rendu peut repartir de celui de la dernière visite sur le même immeuble. Le gestionnaire voit ce qui avait été signalé et met à jour l’état de chaque élément, et l’historique complet des visites et des interventions reste attaché à la copropriété.

Les notes internes du gestionnaire partent-elles chez les copropriétaires ?

Non. Seuls les champs déclarés publics figurent dans le rapport envoyé. Les commentaires internes, les relances et les échanges avec les prestataires restent au bureau.

Nos agences et nos gestionnaires voient-ils tous les immeubles ?

Non. Les unités organisationnelles et les contrats cloisonnent les données : chaque agence, chaque gestionnaire ne voit que les immeubles qui le concernent. Les données sont hébergées avec une production en France et une sauvegarde de secours dans l’Union européenne.

Peut-on reprendre nos copropriétés depuis notre logiciel de gestion ?

Oui. Les copropriétés, leurs cages et leurs attributs s’importent depuis un fichier CSV, Excel ou JSON, ou par l’API REST documentée de G-ordon. Le mode d’échange se définit au démarrage du projet.

G-ordon, chaque jour sur le terrain

Une plateforme qui tourne, tous les jours

Des équipes terrain et des bureaux s'y appuient chaque matin, avec ou sans réseau. Voici ce que cela représente sur un an.

1 500 utilisateurs différents chaque jour

250 000 requêtes traitées par jour
90 M requêtes traitées par an
20 000+ connexions par mois
1 sur 3 échanges émis depuis l'application terrain
70 Go données terrain reçues en un mois

Mesures issues des journaux de la plateforme G-ordon en production, tous clients confondus, d'octobre 2025 à septembre 2026. Valeurs arrondies. Utilisateurs différents par jour : toutes plateformes clientes confondues.

Souveraineté

Vos données en France, sauvegardées dans l'UE

G-ordon est conçu et développé à Toulouse par Agiléo Solutions depuis 2018, et exploité sur une infrastructure française.

Production en France

Hébergée chez Scaleway (groupe iliad) dans sa région de Paris, sur une infrastructure hybride : serveurs dédiés Elastic Metal et services cloud Scaleway Elements.

Une base par client

Chaque client dispose de sa base de données dédiée ; documents et photos sont cloisonnés.

Sauvegarde dans l'UE

Les sauvegardes sont conservées à Paris, avec une copie de secours dans l’Union européenne.

Carte auto-hébergée

Le fond de carte OpenStreetMap est servi par nos propres serveurs, avec des tuiles vectorielles.

Un hébergeur engagé pour un numérique plus sobre

Électricité éolienne ou hydraulique, certifiée par garanties d’origine
Efficacité énergétique (PUE) moyenne de 1,37, contre 1,55 en moyenne dans le secteur
Pas d’eau potable dans les tours de refroidissement
Serveurs reconditionnés, utilisés jusqu’à 10 ans au lieu de 5 à 6

Source : Scaleway, indicateurs environnementaux 2024 de ses centres de données. scaleway.com

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